Een headhunter inschakelen voor supply chain: wanneer wel, wanneer niet, en wat het kost

De vacature voor supply chain manager staat vier maanden open. Tachtig reacties, niemand bruikbaar. Iemand in het MT zegt: laten we een headhunter inschakelen. Iemand anders zegt: dat kost twintig procent van een jaarsalaris, doe eerst nog een jobboard-campagne. Beiden hebben half gelijk, en dat is precies waarom deze vraag zo vaak blijft liggen.

Dit stuk is voor de operationeel directeur, supply chain director of HR-businesspartner die die discussie nu voert. Geen verkoopverhaal, wel de afweging: wat doet een headhunter supply chain anders dan een recruiter of een jobboard, in welke situaties loont dat, in welke niet, en wat kost het echt, inclusief de kosten van de stoel die intussen leeg blijft.

Wat een headhunter anders doet dan een recruiter of een jobboard

Search versus selectie: wie belt, wie wacht

Een jobboard en een advertentie werken via aanbod. Je zet de rol open en wacht af wie reageert. Een corporate recruiter of een W&S-bureau dat op respons werkt, selecteert vervolgens uit wie er binnenkomt. Dat is selectie: uit de mensen die zich melden de beste kiezen.

Search werkt andersom. Je bepaalt eerst welke bedrijven in Nederland een vergelijkbare operatie draaien, brengt in kaart wie daar op die stoel zit, en belt die mensen. Niemand van hen heeft gesolliciteerd. De meesten zitten prima. Het werk zit in het benaderen, het gesprek voeren waarin duidelijk wordt of er beweging in zit, en de vier van de vijfentwintig die serieus zijn ook echt aan tafel krijgen.

Het verschil is dus niet de kwaliteit van de mensen aan de voorkant. Het is de richting van het contact. Waarom dat bij schaarste beter werkt dan een advertentie, schreven we uit in zoeken zonder jobboard.

Waarom senior supply chain mensen niet reageren op vacatures

Een supply chain manager van vijfenveertig met een pakket van een ton, een lease-auto en drie jaar opgebouwde geloofwaardigheid in zijn organisatie gaat niet op een woensdagavond een motivatiebrief schrijven. Niet omdat hij nooit weg wil, maar omdat de drempel om zelf in beweging te komen hoog is en de risico’s zichtbaar.

Diezelfde man neemt wel de telefoon op als iemand belt die de markt kent en een concreet verhaal heeft. Dat is de hele economie achter search: het verschil tussen iemand die moet solliciteren en iemand die alleen hoeft te luisteren.

Daar komt bij dat de vijver klein is. Voor een S&OP-rol met internationale scope en ervaring in een specifieke sector praat je in Nederland niet over duizend mensen maar over enkele tientallen. Bij die aantallen is wachten op respons geen strategie.

Wanneer je er een inschakelt, en wanneer niet

Wel

De rol is schaars. Combinaties als automatiseringservaring plus P&L, of S&OP-volwassenheid plus internationale keten, zitten bij enkele tientallen mensen in Nederland. Die vind je niet met een advertentie, die moet je opzoeken.
Het is vertrouwelijk. De huidige manager weet nog van niets, of de reorganisatie is nog niet aangekondigd. Een openbare vacature kan dan niet.
De vacature staat langer dan drie maanden open. Niet omdat drie maanden een magische grens is, maar omdat je na drie maanden weet dat je eigen kanaal het niet gaat oplossen. Meer van hetzelfde levert meer van hetzelfde op.
Je hebt geen netwerk in de niche. Uw recruiters zijn goed in de rollen die u vaak invult. Een rol die u eens in de vier jaar open hebt staan, valt daarbuiten.

Niet

Volume. Twintig orderpickers of vijf planners in één regio: dat is een campagne, geen search. De kosten per plaatsing kloppen dan niet.
Junior. Voor starters en medior-rollen tot ongeveer € 60.000 is de vijver groot genoeg om via de gewone kanalen te vullen.
De vacaturetekst is het echte probleem. Als er “marktconform” staat waar een bedrag hoort, als het profiel tien eisen heeft waarvan er drie echt zijn, of als het salaris vijftien mille onder de markt ligt, ligt daar de oorzaak. Een headhunter lost dat niet op, die maakt het alleen duurder zichtbaar. Repareer eerst de tekst en het bod.

De vuistregel: als u de mensen die u zoekt bij naam kunt opnoemen maar ze niet aan tafel krijgt, is search het juiste instrument. Kunt u ze niet opnoemen omdat het er duizenden zijn, dan niet.

Wat het kost, en hoe je een fee leest

Percentage van het jaarsalaris, en wat eronder zit

Vrijwel elk bureau rekent een percentage van het bruto jaarsalaris van de geplaatste kandidaat. De verschillen zitten in wanneer u betaalt en wat er tegenover staat.

No cure no pay: u betaalt alleen bij plaatsing, en het percentage is daarom hoger. Bij ons is dat 25 procent. Het bureau draagt het risico, en werkt in de praktijk aan meer opdrachten tegelijk.
Werving en selectie met startup-fee: u betaalt een deel van de fee bij intake en de rest bij plaatsing. Bij ons is de fee 22,5 procent van het bruto jaarsalaris, waarvan € 2.500 als startup-fee bij intake. Dat bedrag komt er niet bovenop, het wordt verrekend met de eindfactuur. Het dekt het werk dat vóór de eerste shortlist gebeurt: de dag op locatie, de gesprekken met het team, het herschreven profiel en de mapping van de markt.
Retainer: internationaal gebruikelijk bij executive search. U betaalt in drie termijnen, ongeacht de uitkomst. Wij werken niet zo, maar u komt het tegen en het is geen alarmsignaal; het betekent dat het bureau exclusief voor u werkt.
Doorlopende samenwerking: bij meer dan vier rollen per jaar wordt een vaste maandfee met een lager plaatsingspercentage goedkoper dan losse trajecten. Bij ons 10 procent plus € 4.000 per maand.

De volledige vergelijking staat op onze pagina met tarieven. Belangrijker dan het percentage is de garantie: wat gebeurt er als de kandidaat binnen een half jaar weer weg is? Bij ons start een nieuwe search zonder fee, zes maanden lang en in overleg twaalf, ongeacht de reden van vertrek. Let op formuleringen als “50 procent creditering” of “naar rato”: dat is een halve garantie.

Rekenvoorbeeld: supply chain manager van € 105.000

Neem een supply chain manager met een bruto jaarsalaris van € 105.000, ongeveer midden in de bandbreedte voor die rol. Bij werving en selectie is de fee 22,5 procent, dus € 23.625 exclusief btw. Daarvan betaalt u € 2.500 bij de intake en € 21.125 bij plaatsing. Bij no cure no pay is het 25 procent, dus € 26.250, volledig bij plaatsing.

Zet dat naast de lege stoel. Een manager van een ton kost een werkgever inclusief werkgeverslasten al gauw € 130.000 per jaar, ruim € 10.000 per maand. Dat bedrag bespaart u zolang de stoel leeg is, en dat is precies de reden waarom een openstaande vacature zo lang kan blijven staan: op de kostenregel ziet het er goed uit.

De echte kosten staan ergens anders. De S&OP-cyclus die niemand voorzit. De voorraadbeslissingen die een niveau hoger blijven liggen. De teamleider die het er een half jaar bij doet en daarna zelf gaat kijken. Vier maanden vacature is bij deze rol geen besparing van € 40.000, het is vier maanden geen ketenregie. Wie die vier maanden met één maand weet in te korten, heeft de helft van de fee al terugverdiend.

Zo verloopt een search van intake tot start

Onze doorlooptijd, met de kanttekening dat de opzegtermijn van de kandidaat de grootste variabele is:

Week 1: briefing op locatie, gesprekken met het team, profiel en succescriteria op papier.
Week 2: longlist van 25 namen, gerichte benadering van mensen die nu op vergelijkbare posities zitten.
Week 3 en 4: screening en referenties, shortlist van vijf tot zeven, dossier per finalist.
Week 4 en 5: gespreksrondes bij u, met onafhankelijke debriefs van beide kanten.
Week 5 en 6: onderhandeling over salaris, voorwaarden en startdatum, en de handtekening.

Daarna volgt de opzegtermijn, meestal één tot twee maanden. Reken dus op tien tot veertien weken van intake tot eerste werkdag, en op langer wanneer de kandidaat een langere termijn heeft of een bonusuitkering wil afwachten. De volledige stappen staan op onze aanpak.

De les uit die tijdlijn: de fase waarin het meestal misgaat is niet de search maar het interne besluitproces. Twee weken tussen shortlist en eerste gesprek kost u kandidaten aan een concurrent die wel dezelfde week plant.

Vijf vragen om een headhunter te toetsen vóór je tekent

Hoeveel van deze rollen deed u het afgelopen jaar, en bij wat voor bedrijven? Vraag door tot u de operatie herkent. Sectorervaring op een website is goedkoop.
Wie doet het werk? De partner die aan tafel zit, of een junior die na de opdrachtbevestiging de zoekopdracht overneemt? Vraag het expliciet en laat het opnemen in de opdracht.
Hoe ziet uw longlist eruit voordat u belt? Een bureau dat een search doet, kan de mapping laten zien: welke bedrijven, welke rollen, hoeveel namen. Wie dat niet kan, gaat adverteren met uw budget.
Wat is de garantie precies, en wat zijn de uitzonderingen? Duur, of het een nieuwe search is of geld terug, en wat er gebeurt als u de rol zelf tussentijds verandert.
Wat gebeurt er de eerste honderd dagen na de start? Het verschil tussen een plaatsing en een match blijkt na maand drie. Een bureau dat na de handtekening verdwijnt, heeft geen belang bij het antwoord.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen executive search en werving en selectie?

Executive search werkt actief zoekend en gericht op mensen die niet solliciteren, meestal op directie- en senior managementniveau, vaak exclusief en vertrouwelijk. Werving en selectie leunt zwaarder op respons en selectie uit kandidaten die zich melden. In de praktijk lopen de twee door elkaar; de vraag die telt is niet hoe het bureau het noemt, maar of ze de mensen kunnen laten zien die ze zelf gaan benaderen. Meer over onze werkwijze op de pagina executive search logistiek.

Wat kost een headhunter voor een supply chain manager?

Reken op 20 tot 25 procent van het bruto jaarsalaris, waarbij een deel soms bij intake wordt gefactureerd. Voor een rol van € 105.000 komt dat neer op ongeveer € 21.000 tot € 26.250 exclusief btw. Bij ons is dat 22,5 procent bij werving en selectie, waarvan € 2.500 bij de intake, of 25 procent bij no cure no pay.

Hoe lang duurt een executive search in logistiek?

Van intake tot handtekening vijf tot zes weken bij een normaal verlopend traject, plus de opzegtermijn van de kandidaat. Tien tot veertien weken tot de eerste werkdag is realistisch. Trajecten die uitlopen, lopen vrijwel altijd uit op het interne besluitproces of op een profiel dat halverwege verandert.

Twijfelt u of uw rol een search vraagt of eerst een betere vacaturetekst? Dat gesprek voeren we zonder opdracht. Bel voor een eerste gesprek van 45 minuten, of lees eerst hoe wij supply chain searches aanpakken.